Project Time Tracker

Project Time Tracker

Aktuelle Version:    1.6.0
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Inhalt

1. Beschreibung der Datentypen

2. Einrichtung

3. Benutzung

4. Schnittstellen

5. Wartung

1. Beschreibung der Datentypen

Project Time Tracker besteht aus verschiedenen Datentypen und Relationen zwischen diesen, die gemeinsam die App ausmachen.

A. Projekte

Projekte sind die übergreifende Klammer um Subprojekte und Aufgaben. Ein Projekte kann beliebig viele Subprojekte haben wie Sie mögen, aber ein Subprojekt kann nur zu einem Projekt gehören. Sie können Projekte auf die Art und Weise nutzen, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt, z.B. können Projekte für verschiedene Kunden oder verschiedene Aufträge stehen (oder sogar einer Mischung aus beidem). Projekte können geändert und deaktiviert, aber nicht gelöscht werden.

B. Subprojekte

Subprojekte sind jeweils einem Projekt zugeordnet, machen somit also einen Bestandteil hiervon aus. Über Subprojekte können Aufgaben detaillierter untergliedert werden, trotzdem bleiben sie noch allgemein. Beispiele hierfür sind Projekte eines Kunden oder verschiedene Vergütungsklassen wie Nachtschicht / Wochenendarbeit und normale Schichten oder Bereitschaftszeiten. Subprojekte können geändert und deaktiviert, jedoch nicht gelöscht werden.

C. Aufgaben

Aufgaben sind die zentralen Elemente in der Zeiterfassung mit Project Time Tracker. Sie werden benutzt, um Start- und Endzeiten su speichern, sowie weitere Informationen, die eine bestimmte Zeit betreffen:
Name: Name der Aufgabe. Dieser sollte Ihnen helfen, die genau geleistete Arbeit zu identifizieren, z.B. eine kurze Beschreibung
Beschreibung: Zusatzinformation
Interne Beschreibung: Möglicherweise interessante Information oder Notizen, die als Information für Sie und nicht zur Weitergabe an andere gedacht sind. Dieses Feld kann auch benutzt werden, um Aufgaben zu markieren – mehr Information hierzu finden Sie bei den Filtern.
Unbezahlte Pausen: diese reduzieren die Gesamtzeit.
Bitte beachten Sie, dass PTT Sie nicht daran hindert Start-, End- und Pausenzeiten einzugeben, die eine negative Gesamtsumme ergeben – Sie werden Ihre Gründe dafür haben, dies zu tun.
Aufgaben können jederzeit gelöscht und geändert werden.

D. Filter

Filter helfen Ihnen, Ihre eingegebenen Aufgaben zu analysieren und wiederzufinden. Ein Filter listet alle Aufgaben auf, die den Filterkriterien entsprechen und können als Liste oder Diagramm (gruppiert pro Tag) dargestellt werden. Darüberhinaus können gefilterte Aufgabenlisten exportiert werden.
Zur Verfügung stehende Filterkriterien sind (Teile von) Name, beschreibung und interner Beschreibung, sowie die Startzeit. Filter können jederzeit angepasst und gelöscht werden. Filter erscheinen im Navigationsmenü (Aufruf: von der linken Seite in den Bildschirm wischen).PTT bietet im Auslieferungszustand einen Filter, der alle Aufgaben auflistet.

Wenn auf den Aufgabennamen, die Beschreibung oder die persönlichen Notizen gefiltert wird, dann bezieht sich dies immer auf einen Teil des Felds. Beispiel: Wenn eine Aufgabe „Nachtschicht bei XYZ GmbH“ heisst und eine zweite Aufgabe „XYZ“ werden beide angezeigt, wenn im Feld Name „XYZ“ eingetragen ist. Hierdurch kann man z.B. das Feld „Persönliche Notizen“ (aber auch andere Felder, wie Sie wünschen) benutzen, um Aufgaben zu markieren.

E. Exporte

Exporte spezifizieren das Format exportierter Aufgaben, sowie wo und wie diese gespeichert werden. Momentan gibt es nur eine Exportspezifikation (kommasepariert, lokale Speicherung auf dem Smartphone). Bitte beachten Sie, dass die App versucht, auf den externen Speicher des Smartphones zu schreiben, weshalb die folgenden Dinge gelten:
1. Wenn Daten exportiert werden sollen, dann darf Ihr Smartphone nicht mit einem PC verbunden sein, da dieser sonst den externen Speicher möglicherweise versucht als Laufwerk einzubinden. Bitte unterbrechen Sie die Verbindung zwischen Smartphone und PC.
2. Wenn Sie Daten auf den externen Speicher exportieren, dann sind diese Daten möglicherweise von anderen Apps les- und schreibbar. Wenn Sie vertrauliche Daten exportieren, dann sollten Sie diese anschließend aus dem externen Speicher entfernen und an einem anderen Ort speichern, wenn es Applikationen auf Ihrem Smartphone gibt, denen Sie nicht voll vertrauen.

Wenn Sie ein Datenformat benötigen, dass Project Time Tracker momentan nicht bietet oder eine bestimmte Art der Speicherung wünschen (Server-Upload etc.), dann nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf – wir werden dann möglicherweise Ihre Anregung in die App aufnehmen.

2. Einrichtung

A. Projekte und Subprojekte
Project Time Tracker bringt ein vorinstalliertes Projekt, sowie ein Subprojekt mit, wodurch Sie sofort mit der Benutzung beginnen können. Wenn Sie aber das komplette Potential von PTT ausnutzen möchten, dann sollten Sie eigene (Sub-)Projekte anlegen. Jedes Subprojekt gehört zu einem Projekt, während Projekte beliebig viele Subprojekte haben dürfen. Sie sollten damit beginnen, Ihre eigenen Projekte anzulegen – dies erreichen Sie, indem auf den „+“-Knopf in der oberen Leiste tippen. Ein Projekt muss aktiviert werden, um in Subprojekten auswählbar zu sein. Wenn Sie ein bereits genutztes Projekt deaktivieren, dann hat dies auf existierende Aufgaben, sowie sie Auswählbarkeit von Subprojekten keine Auswirkungen, sondenr lediglich in der Zuteilung Projekte Subprojekte. Nach dem bearbeiten eines Projektes sollten Sie „speichern“ antippen.

Nachdem Sie alle benötigten Projekte angelegt haben sollten Sie mit Subprojekten fortfahren. Bitte beachten Sie, dass keine Subprojekt angelegt werden kann, das zu keinem Projekt gehört. Wenn Sie ein Subprojekt nicht als „aktiv“ markieren, dann ist es bei der Erzeugung einer Aufgabe nicht auswählbar.

B. Filter

Filter helfen Ihnen, einen Überblick über die angelegten Aufgaben zu behalten, werden aber auch für weitergehende Analysen, sowie Exporte benötigt. Einen Filter erstellen Sie, indem Sie „Einstellungen“ aus dem Menü und dann „Filter verwalten“ auswaählen. Sie sehen dann eine Liste der existierenden Filter und können mit dem „+“-Knopf neue Filter anlegen.

Um Filter sinnvoll einzusetzen ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie Filter mit Datum- und Zeitangaben umgehen: die eingebbaren Minima und Maxima für Datum und Uhrzeit beziehen sich jeweils auf die Startzeit. Hierdurch ist sichergestellt, dass eine Aufgabe immer nur zu einem Tag gehört. Ein Nebeneffekt hiervon ist allerdings, dass es Situationen geben kann, die auf den ersten Blick etwas ungewöhnlich aussehen. Beispiel: Sie erstellen eine Aufgabe, die am 01.01.2015 um 22:00 beginnt und am 02.01.2015 um 23:00 Uhr endet. Diese Aufgabe hat eine Länge von 25 Stunden, die komplett zum 01.01.2015 gehören (weil das Startdatum am 01.01. ist). Wenn Sie dies umgehen wollen und eine exakte Zuteilung zu den beiden Tagen wünschen, dann sollten Sie die Aufgabe aufteilen, also 2 Aufgaben erstellen. Dies müssen Sie allerdings nicht sofort machen, da PTT keine Vorgaben macht, wann eine Aufgabe geändert werden darf – Sie können also Aufgaben in der Vergangenheit oder Zukunft anlegen und bearbeiten.

3. Benutzung

A. Übersicht
Der Übersichts-Bildschirm, den Sie sehen, wenn Sie die App starten, gibt Ihnen einen kurzen Überblick über einige aktuelle Kennzahlen. Diese Kennzahlen werden durch interne, „fließende“ Filter erstellt, was bedeutet, dass Sie die gleiche Besonderheit bezüglich des Angangsdatums haben. Dafür erhalten Sie alle Vorteile, die andere Filter auch haben, d.h. sie können als Diagramm dargestellt oder exportiert werden.
Damit die Übersicht sinnvoll benutzt werden kann, vergleicht Sie immer die angezeigten Zeitrahmen mit dem gleichen Zeitrahmen der vorherigen Periode. Beispiel: Wenn heute der 10 Juli wäre, dann würde die Übersicht den aktuellen Monat (ohne zukünftige Aufgaben) mit allen Aufgebn zwischen dem 1. und dem 10. Juni vergleichen (in der Karte „Monat“). Hierdurch können Sie eine Tendenz ablesen, ob sich die gesamte Dauer erhöht oder verringert hat.

Wenn Sie eine der Karten antippen, dann sehen Sie die einzelnen Aufgaben, aus denen sich die Summen ergeben haben.

B. Aufgaben anlegen
Es gibt insgesamt 4 Wege, Aufgaben anzulegen:
– öffnen Sie die Navigation und tippen Sie auf die aktuelle Aufgabe
– tippen Sie auf den blauen Knopf in einer Aufgabenliste
– tippen Sie auf den Knopf zum öffnen des Applikationsmenüs und wählen Sie „neue Aufgabe“ aus
– Project Time Tracker hat 2 Launcher-Icons – eins für den Start der Haupt-App, das andere ist eine Abkürzung, um eine neue Aufgabe zu erstellen / die aktuelle Aufgabe zu bearbeiten

Wenn Sie die Verfolgung einer neuen Aufgabe durchführen möchten, dann sind die nötigen Einzelschritte folgende:
– Sie starten die Verfolgung auf eine der o.g. Weisen
– Sie können (müssen dies aber noch nicht) Informationen wie Subprojekt etc. hinzufügen
– Sie tippen auf den „speichern“ Knopf unten im Aufgaben-Bildschirm
Die App speichert alle eingegebenen Daten und Sie können sich wieder ganz um Ihre eigentliche Aufgabe kümmern. Sie sehen, dass gerade eine Aufgabe verfolgt wird, in der Navigation (Name und seit wann die Aufgabe besteht werden oben angezeigt), sowie in Aufgabenlisten (der Knopf für neue Aufgaben wird rot)

 

Wenn Sie fertig sind und die Verfolgung beenden wollen, dann öffnen Sie den Aufgabenbildschirm (wieder über einen der 4 oben angegebenen Wege), tragen spätestens jetzt einen Namen für die Aufgabe ein, tippen auf „Verfolgen beenden“ und anschließend auf „speichern“. Die Aufgabe ist beendet und gesichert.

4. Schnittstellen

A. Datenexporte konfigurieren
Die Definition eines Datenexports ist nicht kompliziert. Bitte gehen Sie über die navigation auf „Einstellungen“ -> „Datenexporte einstellen“. Sie können mit dem „+“ Knopf neue Definitionen anlegen – allerdings gibt es zum aktuellen Zeitpunkt nur einen Exporttyp, der keine einzustellenden Optionen bietet. Weitere Exporttypen werden allerdings folgen.

B. Aufgaben exportieren
Aufgaben zu exportieren ist sehr einfach: In einer Aufgabenliste finden Sie im Menü den Knopf „exportieren“. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, der nach der zu nutzenden Exportspezifikation fragt.

B1. Simple CSV Export
Simple CSV Export hat keine einstellbaren Optionen. Wenn Sie in dem im vorherigen Punkt beschriebenen Dialog CSV ausgewählt haben, dann werden Sie nach einem Pfad im externen Speicher gefragt, an den der Datenexport geschrieben werden soll. Bitte beachten Sie auch hierbei, dass der externe Speicher, und damit die exportierten Aufgaben, möglicherweise im Zugriff anderer Apps liegen.

5. Wartung

A. Datensicherung
Da Project Time Tracker ihre eingegebenen Daten ausschließlich auf Ihrem Smartphone speichert müssen Sie sich keine Gedanken über die Sicherheit von Speicherlösungen „in der Cloud“ machen (oder über die Sicherheit des Transportwegs dorthin / von dort). Dies hat allerdings auch Nachteile: Sie müssen sich selbst um eine adäquate Datensicherung kümmern. Dies ist mit Project Time Tracker allerdings ziemlich einfach: Sie gehen in der Navigation auf „Einstellungen“ -> „Datensicherung erstellen“, wählen einen Pfad + Dateinamen aus und Project Time Tracker kümmert sich um den Rest. Bitte beachten Sie, dass Ihr Smartphone während des Backups nicht mit Ihrem PC verbunden sein darf. Wie bereits mehrfach erwähnt, sollten Sie auch das Backup nach der Erstellung von Ihrem Telefon entfernen und an einem sicheren Ort verwahren.

!WARNUNG!
Mit manchen Anwendungen gibt es Probleme, sowohl Datenexporte, als auch Datensicherungen im Dateisystem zu finden, z.B. war es uns mit Google Mail nicht möglich diese als Dateianhänge zu versenden, während z.B. Yahoo Mail hier keine Probleme bereitete. Eine mögliche Ursache könnte dabei die Dateiendung sein, die Verwendung einer gängigen Dateiendung könnte also Abhilfe schaffen. Bitte beachten Sie, dass dies allerdings zu anderen Problemen führen könnte, insbesondere wenn andere Apps eine der Dateien versuchen zu öffnen.

B. Sicherung Wiederherstellen
Das Wiederherstellen einer Datensicherung ist ebenfalls nicht sehr kompliziert, wenn Sie sich an den folgenden Schritten orientieren:
– Erstellen Sie eine Datensicherung (nur für den Fall, dass Sie nachher feststellen, dass die Wiederherstellung des Backups keine gute Idee war)
– kopieren Sie Ihre Datensicherung in den externen Speicher Ihres Smartphones
– falls Sie für den vorherigen Schritt Ihren PC genutzt haben, so trennen Sie bitte die Verbindung zwischen PC und Telefon
– starten Sie Project Time Tracker und wählen Sie in der Navigation „Einstellungen“ -> „Sicherung wiederherstellen“ und wählen Sie die Sicherungsdatei aus (bitte prüfen Sie genau, dass es sich um die richtige Datei handelt)
– PTT wird sich beenden, ALLERDINGS IST EIN MANUELLER SCHRITT NÖTIG: rufen Sie die Liste der laufenden Apps auf (normalerweise der „O“ Knopf am unteren Bildschirmrand), suchen Sie nach Project Time Tracker und wischen Sie die App nach links oder rechts aus der Liste, oder berühren Sie das X-Symbol. Danach sollte PTT komplett beendet sein.
– starten Sie die App wieder über das Icon im Launcher. Das Starten der App könnte etwas länger dauern als gewohnt, sie sollte sich aber dann normal öffnen und in einem Dialog auf die erfolgreiche Datenwiederherstellung hinweisen
– WICHTIG: Prüfen Sie, ob alle Ihre Daten vorhanden sind
Sollte während der Datenwiederherstellung etwas unvorhergesehenes passieren, dann wird PTT versuchen, eine neue Datenbank anzulegen (um überhaupt starten zu können). Versuchen Sie bitte in diesem Fall erneut, die Datensicherung wiederherzustellen. Sollte dies immernochnicht erfolgreich sein, dann wenden Sie sich bitte an unseren Support.

C. Mehrere Geräte
Es ist problemlos möglich, Project Time Tracker auf mehreren Geräten zu nutzen, allerdings besteht leider keine Möglichkeit, Daten zwischen den Geräten abzugleichen.

D. Gerätemigration (=neues Telefon / Smartphone)
Wenn es an der Zeit ist, auf ein neues Smartphone zu wechseln (Glückwunsch!), erstellen Sie einfach auf dem alten Telefon eine Datensicherung, die Sie auf dem neuen Telefon wiederherstellen. Das ist alles.

Wir hoffen, dass diese kleine Anleitung die meisten Probleme oder Fragen löst / beantwortet. Sollten Sie etwas vermissen, dann wenden Sie sich gern an unseren Support.